ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

               ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ลงรับจัดเก็บเอกสาร เข้าระบบ และสามารถส่งต่อเพื่อลงนามในเอกสาร หรือ ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน  มีระบบลงนามรับทราบ ในเอกสาร และ ในระบบแบบออนไลน์   รองรับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ 2548  ทำงาน ในลักษณะ Web Application สามารถรองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อม ๆ กันไม่จำกัด user  กำหนดสิทธิการใช้งาน แต่ละ เมนูได้ ลดการใช้กระดาษ สะดวกในการจัดเก็บค้นหา ทำงานในลักษณะ Webbase ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องผู้ใช้งาน โดยจัดเก็บเอกสารตามประเภท ดังต่อไปนี้  

       ·         หนังสือภายนอก

       ·         หนังสือภายใน

       ·         หนังสือประทับตรา

       ·         หนังสือสั่งการ 3 ประเภท  : คำสั่ง,ระเบียบ,ข้อบังคับ

       ·         หนังสือประชาสัมพันธ์  3 ประเภท : ประกาศ , แถลงการณ์ , ข่าว

       ·         หนังสือหลักฐาน : หนังสือรับรอง , รายงานการประชุม , บันทึก , หนังสืออื่น 

       ·         หนังสือเวียน

โดย มี Feature ดังนี้

     1.       สามารถจัดการผู้ใช้งานในระบบได้ โดยผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลผู้ใช้งานระบบ

     2.       สามารถจัดเก็บรายละเอียดผู้ใช้งานระบบ เช่น ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง กลุ่มงาน/ส่วน สำนัก/กอง ที่ผู้ใช้งานสังกัด รหัสผู้ใช้งาน (Username) รหัสผ่าน (Password) เป็นต้น

     3.       สามารถเพิ่ม แก้ไข กลุ่มผู้ใช้งานได้ กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลในระบบงานได้

     4.       สามารถจัดเก็บประวัติการเข้าและออกจากระบบงานของแต่ละผู้ใช้งานได้

     5.       สามารถกำหนดสถานะของผู้ใช้งาน (Active/Inactive) 

     6.       กำหนด วัน เวลา ในการเข้าใช้งานระบบได้

1.  ทะเบียน หนังสือภายนอก ระบบการรับ - ส่งหนังสือภายนอก

     1.       การรับหนังสือจากหน่วยงานภายนอก เจ้าหน้าที่ฝ่ายสารบรรณสามารถลงทะเบียนรับหนังสือเข้าสู่ระบบ 

     2.       เจ้าหน้าที่ฝ่ายสารบรรณสามารถทำการตรวจสอบ ค้นหา   ติดตามและออกรายงานทะเบียนสรุปในลักษณะต่าง ๆ เช่น รายงานสรุปทะเบียนรับหนังสือจากภายนอก ในแต่ละช่วงวัน เวลา 

     3.       ต้องสามารถลงทะเบียนรับข้อมูลพื้นฐานของหนังสือภายนอก   เพื่อใช้เป็นดัชนีการสืบค้น (Index)   ออกเลขทะเบียนรับให้โดยอัตโนมัติ   

     4.        สามารถบันทึกวันที่ เวลา และชื่อเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงาน เกี่ยวกับการรับหนังสือจากภายนอกให้โดยอัตโนมัติ  

     5.        รองรับการแนบไฟล์ข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น MS Word, MS-Excel, PDF   

     6.        สามารถทำเครื่องหมายพิมพ์ข้อความในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 

     7.        การเก็บประวัติในการแก้ไข Version Document Control และ ผู้แก้ไข ลงนามไว้ทุกขั้นตอน  

     8.        การส่งหนังสือออกภายนอก ผู้ใช้ทำการบันทึกข้อมูลทะเบียน หนังสือออกสู่ระบบคอมพิวเตอร์ โดยระบบสามารถออกเลขหนังสือออกภายนอกโดยอัตโนมัติ  

     9.        การส่งหนังสือออกภายนอกผู้ใช้สามารถทำการตรวจสอบ, ค้นหา ติดตาม และออกรายงานทะเบียนสรุปในลักษณะต่าง ๆ 

    10.      สามารถลงทะเบียนข้อมูลพื้นฐานของหนังสือภายนอกเพื่อใช้เป็นดัชนีการสืบค้น (Index)  สามารถออกเลขหนังสือออกภายนอกให้โดยอัตโนมัติ  

    11.      สามารถบันทึกวันที่ เวลา และชื่อเจ้าหน้าที่ ที่ปฏิบัติงาน เกี่ยวกับการส่งหนังสือจากภายนอกให้โดยอัตโนมัติ  

    12.      รองรับการแนบไฟล์ข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น MS Word, MS-Excel, PDF เป็นต้น

    13.      เก็บประวัติในการแก้ไข Version Control และ ผู้แก้ไข ลงนามไว้ทุกขั้นตอน  

2.   ทะเบียนหนังสือภายใน ระบบการรับ-ส่งหนังสือภายใน

    1.        สามารถสร้างทะเบียน รับส่ง หนังสือภายใน เพื่อส่งระหว่างหน่วยงานภายในหน่วยงาน   

    2.        เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลเอกสารสารบรรณ และ เจ้าหน้าที่ธุรการแต่ละส่วนงาน  สามารถลงทะเบียนรับหนังสือเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์   

    3.        สามารถออกทะเบียนส่งภายในได้โดยอัตโนมัติ  

    4.        เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบ ค้นหา ติดตาม รวมทั้งระบบสามารถออกรายงานต่าง  ๆ เช่น รายงานสรุปทะเบียนส่งหนังสือจากภายใน ในแต่ละช่วงเวลา เป็นต้น  

    5.        สามารถลงทะเบียนส่งภายใน โดยข้อมูลพื้นฐานของหนังสือเพื่อใช้เป็นดัชนีการสืบค้น (Index)  

    6.         สามารถออกเลขทะเบียนส่งหนังสือภายใน ให้โดยอัตโนมัติ รองรับการแนบไฟล์ข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น MS Word, MS-Excel, PDF เป็นต้น 

    7.        ระบบสามารถทำการส่งต่อหนังสือไปยัง แผนกอื่น หรือ บุคคลอื่น ได้ โดยสามารถส่งต่อโดยระบุตำแหน่ง กลุ่ม หรือชื่อผู้รับหนังสือ โดยผู้ใช้สามารถทำการเซ็นรับหนังสือได้ 

    8.        สามารถบันทึกหนังสือเข้าสู่ระบบ โดยการสแกน หรือไฟล์เอกสารแนบ เพื่อใช้ในการอ้างอิง

    9.        สามารถบันทึกวันที่ เวลา และชื่อเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงาน เกี่ยวกับการรับหนังสือจากภายในโดยอัตโนมัติ 

   10.      สามารถออกรายงานสรุปการรับหนังสือภายในได้

3.   หนังสือประทับตรา  : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล

4.   หนังสือสั่งการ 3 ประเภท  : คำสั่ง,ระเบียบ,ข้อบังคับ  : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล

5.   หนังสือประชาสัมพันธ์  3 ประเภท : ประกาศ , แถลงการณ์ , ข่าว : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม  ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล

6.   หนังสือหลักฐาน : หนังสือรับรอง , รายงานการประชุม , บันทึก , หนังสืออื่น  : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล

7.   หนังสือเวียน  : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล